Die Nachkalkulation kostet in projektbasierten Betrieben viel Zeit, besonders im Handwerk und Baugewerbe. Wer Vorkalkulation, Eingangsrechnungen und Stundenzettel manuell abgleicht, verliert viele Stunden. Trotzdem ist der Prozess unverzichtbar. Nur so wird sichtbar, ob ein Auftrag wirtschaftlich erfolgreich war, wo Margen verloren gingen und welche Posten falsch eingeschätzt wurden.

Chatbots sind dafür ungeeignet. Das Kontextfenster reicht oft nicht für alle Belege, die Auswertung kommt unstrukturiert zurück und die Ergebnisse lassen sich nicht sauber für spätere Projekte nutzen. Sensible Geschäftszahlen landen außerdem bei jeder Anfrage auf externen Servern.

Eine eigene KI-Anwendung macht die Nachkalkulation reproduzierbar. Sie analysiert jedes Projekt nach denselben Vorgaben, passt sich an Ihre Posten-Struktur an und speichert die Erkenntnisse dauerhaft. Bei der nächsten Vorkalkulation sehen Sie sofort, was beim letzten Mal schiefgelaufen ist.

Im Frontend laden Sie Vorkalkulation und Belege hoch: Rechnungen, Lieferscheine, Stundenzettel, PDF- oder Excel-Dateien. Im Hintergrund klassifiziert die KI jede Datei und extrahiert über OCR strukturierte Inhalte wie Beträge, Posten-Bezeichnungen und Stundenzahlen.

Danach beginnt die eigentliche Auswertung. Ein System-Prompt stellt sicher, dass jedes Projekt nach denselben Regeln analysiert wird. Das System erstellt einen Soll-Ist-Vergleich mit absolutem und prozentualem Drift, prüft fehlende Belege und identifiziert wahrscheinliche Ursachen wie höhere Lieferantenpreise oder unterschätzte Montagezeiten.

Am Ende generiert die KI Empfehlungen für die nächste Kalkulation. Ein Dashboard fasst die Ergebnisse übersichtlich zusammen und exportiert den Bericht per Klick als PDF oder Excel. So wird aus manueller Nacharbeit eine systematische Analyse in Minuten statt Stunden.