La consuntivazione richiede molto tempo nelle aziende che lavorano su progetto, soprattutto nell’artigianato e nell’edilizia. Chi confronta manualmente preventivi, fatture in entrata e schede ore perde molte ore. Eppure il processo è indispensabile. Solo così diventa chiaro se una commessa è stata economicamente redditizia, dove si sono persi margini e quali voci sono state stimate in modo errato.

I chatbot non sono adatti a questo scopo. La finestra di contesto spesso non basta per tutti i documenti, l’analisi torna in modo non strutturato e i risultati non possono essere riutilizzati in modo pulito per progetti futuri. Inoltre, dati aziendali sensibili finiscono su server esterni a ogni richiesta.

Un’applicazione IA dedicata rende la consuntivazione riproducibile. Analizza ogni progetto secondo le stesse regole, si adatta alla vostra struttura delle voci di costo e conserva le informazioni in modo permanente. Al prossimo preventivo vedete subito cosa è andato storto la volta precedente.

Nel frontend caricate preventivo e documenti: fatture, bolle di consegna, schede ore, file PDF o Excel. In background, l’IA classifica ogni file ed estrae tramite OCR contenuti strutturati come importi, descrizioni delle voci e ore lavorate.

Successivamente inizia l’analisi vera e propria. Un system prompt garantisce che ogni progetto venga analizzato secondo le stesse regole. Il sistema crea un confronto preventivo-consuntivo con scostamento assoluto e percentuale, verifica i documenti mancanti e identifica le cause più probabili, come aumenti dei prezzi dei fornitori o tempi di montaggio sottostimati.

Alla fine, l’IA genera raccomandazioni per il prossimo preventivo. Una dashboard riassume i risultati in modo chiaro ed esporta il report con un clic come PDF o Excel. Così il lavoro manuale diventa un’analisi sistematica in minuti invece che in ore.